Sekilas Tentang Sistem Informasi Terstruktur (PSIT)

NIM       : 12410100103

Nama    : Aditya Hendrawan

Resume Manajemen Umum Pertemuan 8-14

Pengarahan

Sub bahasan :

1.       Proses penyusunan personalia

2.       Perencanaan kebutuhan SDM

Personalia Organisasi

Yang terpenting dalam organisasi : SDM karena dengan SDM yang awalnya modal sedikit dengan SDM, modal akan bertambah menjadi lebih besar.

Penyusunan Personalia

Fungsi manajemen yang berkenaan dengan penarikan, penempatan, pemberian latian, dan pengembangan anggota-anggota organisasi.

Proses penyusunan Personalia

Memastikan karyawan yang di pilih adalah kompeten

Proses Penyusunan Personalia

1.       Perencanaan sumber daya manusia yang dirancang untuk menjamin keajegan dan pemenuhan kebutuhan personalia organisasi.

2.       Penarikan yang berhubungan dengan pengadaan calon-calon personalia segaris.

3.       Seleksi

4.       Pengenalan dan orientasi

5.       Latihan dan pengembangan

6.       Penilaian pelaksanaan kerja

7.       Pemberian balas jasa dan penghargaan

8.       Perencanaan dan pengembangan karir

Perencanaan SDM

SDM tidak dapat dengan langsung dipikirkan.

-        Mengenai :

Faktor Internal :

-          Penentuan jabatan yang harus diisi

Faktor Eksternal :

-          Pemahaman pasar tenaga kerja dimana karyawan potesial ada

-          Pertimbangan kondisi permintaan dan penawaran karyawan 

Proses Perencanaan SDM

Proses dimana manajer memastikan bahwa mereka memiliki jumlah dan jenis orang ditempat yang tepat, dan pada saat yang tepat, yang mampu secara efektif dan efisien melaksanakan tugasnya.

Langkah-langkah dalam perencanaan

-          Menilai SDM saat ini

-          Menilai kebutuhan masa depan SDM

-          Mengembangkan program untuk memenuhi kebutuhan masa depan

Penilaian SDM saat ini :

Inventarisasi Sumber daya Manusia

Job Analysis

                Penilaian yang mendefinisikan pekerjaan dan perilaku yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan.

Penilaian SDM saat ini

-          Deskripsi Pekerjaan :

Sebuah pernyataan tertulis dari pemegang meliputi tugas-tugas, wewenang, tanggung jawab, dan hubungan lini.

-          Spesifikasi

Sebuah pernyataan tertulis dari kualifikasi minimum yang harus dimiliki seseorang untuk melakukan pekerjaan yang diberikan berhasil.

Recruitment and Decruitment

-          Recruitment

The process of location, Indentyfing

Dari luar :

-          Kelemahan : mahal, adanya turn over

Dari dalam :

-          Keuntungan :

1.       Orang yang direkrut sudah mengenal organisasi, budaya organisasi, dan anggota organisasi

2.       Kebijakan promosi memperkuat loyalitas

3.       Member inspirasi untuk berprestasi

Selection

-          Selection Process

Proses penyaringan tenaga kerja untuk memastikan bahwa calon yang paling tepat yang akan dipekerjakan.

-          What is selection

Cara memprediksi pelamar, sesuai dengan kriteria organisasi

Orientation

-          Transitioning a new employee in to the organization

= Work-unit orientation

a.       membiasakan karyawan baru dengan tujuan unit.

b.      Menjelaskan bagaimana pekerjaannya dapat memberikan kontribusi pada tujuan unit.

Manajemen kinerja karyawan

-          Performance management system

Suatu proses menetapkan standar kinerja dan penilaian kinerja karyawan untuk sampai pada keputusan HR Obyektif

-          Compensation and Benefits

Kompensasi adalah pemberian kepada karyawan dengan pembayaran financial sebagai balas jasa untuk pekerjaan yang dilaksanakan dan sebagai motivator untuk pelaksaan kegiatan diwaktu yang akan datang.

Training and Development :

-          Training                       : Memperbaiki penguasaan keterampilan

-          Develompent            : Peningkatan kemampuan secara lebih luas. Sikap dan kepribadian.

Off The Job Training       :

                Pelatiahan yang tidak dilakukan berada di tempat kerja tetapi dilakukan dilain tempat.

Unsur manusia dalam pergerakan

-          Mendapatkan orang-orang yang cakap

-          Mengatakan kepada mereka apa yang ingin kita capai

Kegiatan Actuating         :

                Pemilihan orang yang tepat untuk melaksanakan tugas yang telah ditentukan dalam proses pengorganisasian.

Proses pengarahan melibatkan kegiatan motivasi. Komunikasi dan kepemimpinan.

Komunikasi

                Komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang ke orang lain. Contoh : Lisan dan bahasa tubuh.

Komunikasi dilakukan seseorang dapat berfungsi sebagai :

1. Fungsi Kontrol                   : Pengendali perilaku
2. Fungsi Motivasi                 :Faktor meningkatkan motivasi
3. Fungsi ekspresi perasaan: Penyampai perasaan kepada orang lain.
4. Fungsi informasi               : penyampai data informasi berguna untuk pengambilan keputusan.

Model Komunikasi

1. Encoding
2. Transmiting
3. Penerima berita
4. Decoding
5. Umpan balik

Efektifitas Komunikasi Organisasi

-          Saluran komunikasi formal

1.       Semakin melebar sesuai perkembangan dan pertumbuhan organisasi.

2.       Menghambat aliran informasi antar tingkat organisasi.

-          Struktur Organisasi

-          Spesialisasi Jabatan

-          Pemilikan Informasi

Tipe Saluran Komunikasi

a.       Komunikasi Vertikal

1.       Komunikasi kebawah (member pengarahan, informasi, instruksi, dll)

2.       Komunikasi keatas (suplay informasi yang terjadi di tk.bawah : laporan periodic,gagasan,dll)

b.      Komunikasi Lateral Horizontal

1.       Komunikasi antara organisasi yang memiliki kedudukan yang sama

Hambatan Komunikasi Efektif

Hambatan Komunikasi Organisasional :

-          Tingkatan Hierarki

-          Wewenang manajerial

-          Spesialisasi

Hambatan antar Pribadi :

-          Presepsi selektif

-          Status/kedudukan komunikasi

-          Keadaan membela diri

-          Pendengaran lemah

-          Ketidakpastian/ketidaktepatan penggunaan bahasa

Peningkatan Efektifitas Komunikasi

-          Kesadaran akan kebutuhan komunikasi efektif

-          Penggunaan umpan balik

-          Menjadi komunikator yang lebih efektif

Kepemimpinan dan Kekuasaan

Kepemimpinan : kemampuan untuk mempengaruhi kelompok menuju pencapaian sasaran

Kekuasaan          : kemampuan untuk mempengaruhi perilaku orang lain agar melakukan sesuatu (meskipun hal yang tidak diinginkan).

Teori Kepemimpinan

1.       Great-man Theory

Setiap jaman memiliki pemimpin besar. Kepemimpinan merupakan bakat atau bawaan sejak lahir.

2.       Trait Theory

Karakter seseorang yang membedakan seorang pemimpin. Sifat : kemampuan sebagai pengawas

3.       Contigency Theory

Kepemimpinan dipengaruhi oleh situasi dimana factor-faktor tertentu dan situasi menentukan cirri-ciri pemimpin : sifat : derajat situasi dimana pemimpin menguasai dan mengendalikan.

Tipe-tipe kematangan Kepemimpinan :

a.       Tipe kepemimpinan telling

b.      Tipe kepemimpinan selling

c.       Tipe kepemimpinan participating

d.      Tipe kepemimpinan delegating

Pengawasan

                Proses untuk menjamin bahwa tujuan organisasi dan manajemen tercapai. Bagaimana membuat kegiatan sesuai yang direncanakan.

                Pengawasan bertindak sebagai kriteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana.

Tipe dasar Pengawasan

Pengawasan pendahuluan/feedforward control atau steering Control

- Sifat : aktif-agresif

- Efektif hanya bila manajer mampu mendapatkan info akurat dan tepat waktunya terhadap perkempangan atau perubahan dalam lingkungan.

Pengawasan berhenti terus menerus/concurrent

                Proses dimana proses tertentu dari suatu prosedur harus disetujui dulu sebelum kegiatan bisa dilakukan.

Proses Pengawasan

1.       Penetapan Standar Pengawasan

Target penjualan, kesempatan kerja.

3 bentuk standar umum :

-          Standar fisik : kualitas barang atau jasa kualitas produk

-          Standar moneter : biaya kerja pendapatan

-          Standar waktu : batas waktu produksi

Standar harus ditetapkan secara akurat dan dapat diterima

2.       Penetapan Pengukuran Pelaksanaan

-          Berapa kali dilakukan

-          Dalam bentuk apa pengukuran akan di lakukan

-          Siapa yang terkait

3.       Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

-          Pengertan (observasi)

-          Laporan-laporan (lisan/tulis)

-          Metoda otomatis

-          Inspeksi pengujian (test) pengambilan sampel : internal auditer.

4.       Perbandingan dan analisa penyimpangan

5.       Pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan

Standar diubah, pelaksanaan diperbaiki, atau keduanya dilakukan secara bersamaan.

Pentingnya Pengawasan

-          Perubahan Lingkungan Organisasi

Mampu menghadapi tantangan/memanfaatkan setiap kesempatan.

-          Peningkatan komplektifitas Organisasi

semakin besar organisasi, pengawasan semakin berhati-hati

Kebutuhan Pendelegasian

Perancangan Proses Pengawasan

1.       Merumuskan hasil yang diinginkan

-          Sejelas mungkin

-          Dihubungkan dengan individu yang bertanggung jawab.

2.       Menetapkan Penunjuk Hasil

-          pengukuran masukan

contoh : pesanan yang masuk akan menunjukan volume produksi, biaya bahan baku yang akan mempengaruhi harga produk

Perancangan Proses Pengawasan (cont’d)

-          menetapkan standard an penunjuk hasil

-          menetapkan jaringan informasi dan umpan balik (atasan dengan bawahan)

-          menilai informasi dan pengambilan tindakan.

Ciri-ciri Pengawasan efektif

a.       Akurat

b.      Tepat Waktu

c.       Obyektif

d.      Terpusat pada titik pengawasan strategic

e.      Terkoordinasi

f.        Fleksibel terhadap ancaman dan kesempatan

g.       Bersifat sebagai penunjuk dan operasional

h.      Diterima oleh seluruh anggota organisasi

Metode Pengawasan

-          Kualitatif

Pengawasan dengan deskripif (dijabarkan) dan melihat kualitas

-          Kuantitatif

Pengawasan dengan cara-cara dan perhitungan tertentu.

What is Change (Perubahan)

Organizational change

-          Any alternations in the people, structure, or technology of an organization

Characteristics Of Change

-          Is constant yet varies in degree and direction

-          Produces uncertainly yet is not completely un predict table.

Creates both threats and opportunities

Kekuatan-kekuatan perubahan :

-          Eksternal Forces

o   Pasar

o   Peraturan pemerintah diundang-undang

o   Teknologi

o   Fluktuasi pasar tenaga kerja (naik-turun)

-          Internal Forces

o   Strategy Organisasi

o   Angkatan kerja

o   Peralatan baru

o   Sikap karyawan

Change Agents

                Change Agents

                Person who act as catalysts and asrume the responsibility for managing the change process

                Types Of Change Agents

-          Managers                    : Internal entrepreneurs

-          Non Manager            : change specialists

-          Outside Consultants: Change implementation expert.

Pandangan Proses Perubahan

-          Metafora “air tenang”

Description of the change process as a break in organizations equilibrium state.

a.       Pencarian status quo

b.      Perubahan menjadi keadaan baru

c.       Pembekuan kembali keadaan baru untuk menjadi mantap.

-          Metafora “arus jeram”

Keadaan lingkungan stabil dan tidak dapat diperkirakan sebelumnya

3 catagories of change

-          Structure                     : work specialization

-          Technology                 : work processes, metods, and equipment

-          People                          : attitudes, expectations

Organizational Development

-          Organizational Development

2 teknik atau program untuk mengubah orang serta sifat dan mutu hubungan kerja antar pribadi.

Organizational Development Techniques

1.       Sensitivity taining

2.       Team building

3.       Intergroup development

4.       Process consultation

5.       Survey feedback

Managing Resistance to change

Why people resist change

1.       Ketidak jelasan dan ketidak pastian

2.       Nyaman dengan kebiasaan lama

3.       Kekhawatiran kerugian pribadi

4.       Keakinan bahwa perubahan tidak mengutungkan organisasi

Managerial actions to reduce resistance to change

1.       Pendidikan dan komunikasi

2.       Fasilitas dan dukungan

3.       Seleksi orang yang menerima perubahan

4.       Partisipasi

5.       Negoisasi

6.       Paksaan

Persoalan dalam perubahan Organisasi

·         Perubahan budaya organisasi

·         Budaya kebal terhadap perubahan

·         Pembentukannya membutuhkan waktu yang lama

·         Cenderung menjadi berurat dan berakar.

·         Factor situasi dalam perubahan budaya

§  Terjadi krisis yang dramatis

§  Penggantian pemimpin

§  Organisasi yang muda dan kecil

§  Budayanya lemah

• Strategis for managing cultural change

·         Melakukan analisis budaya untuk mengenali unsur budaya yang memerlukan perubahan.

·         Memberikan penerangan tentang perlunya perubahan budaya organisasi.

·         Menunjuk kepemimpinan baru yang memiliki visi baru.

·         Memprakarrai reorganisasi : perubahan struktur

·         Menyampaikan cerita atau ritual baru untuk menyampaikan visi baru

·         Mengubah system nilai dan pemberian imbalan untuk mendukung nilai-nilai baru.

• Persoalan dalam perubahan organisasi (cont’d)

Menangani stress karyawan

·         Stress

Tekanan fisik dan psikologis yang dirasakan seseorang ketika menghadapi hambatan.

·         Gejala-gejala stress

·         Pshycal

·         Psychological

·         Behavioral

• Persoalan dalam perubahan organisasi

·         Mengurangi stress

·         Mengurangi karyawan

·         Hubungan dengan Tasks,Duties, and Responsibel (TDR'S)

·         Tinjauan pekerjaan yang realistis

·         Perencenaan ulang pekerjaan

·         Memberikan program bimbingan konseling

·         Program manajemen waktu

·         Program pemulihan atau kebugaran

·         Membuat perubahan yang sukses

·         Menghubungkan masa kini dan masa depan

·         Membuat cara hidup sebagai pelajaran

• Merangsang inovasi

·         Kreativitas

Kemampuan untuk mengabungkan ide-ide

·         Inovasi

• Innovation variabels

·         Structural variabels

·         Human resource variabels

·         Cultural variabels

GLOBALISASI DAN MANAJEMEN

• the global marketplace

·         peluang dan tantangan

·         mengatasi perubahan mendadak dari para pesaing

·         mengetahui perubahan budaya, politik, ekonomi

·         menghadapi rasa ketidakpastian, ketakutan dan kecemasan.

·         Beradaptasi dengan perubahan lingkungan global

·         Menghindari kepicikan pandangan atau parochialism

• What’s your global perspective?

·         Parachiolism

Pandangan sempit terhadap dunia; ketidakmampuan mengenali perbedaan.

·         Sikap etnosentris

Pandangan bahwa pendekatan dan praktik kerja yang terbaik adalah seperti yang ada di Negara asal.

·         Sikap polisentris

Pandangan bahwa pendekatan bahwa manajer dinegeri tuan rumah mengetahui pendekatan dan praktik kerja yang terbaik dalam menjalankan bisnis mereka.

·         Sikap geosentris

Pandangan yang berorientasi pada dunia yang memusatkan perhatian pada penggunaan pendekatan dan orang yang terbaik diseluruh dunia.

• Perbedaan jenis organisasi global

·         Multinasional corporation (MNC)

Perusahaan yang menyelengarakan operasi diberbagai Negara tetapi mengelola operasi dari bisnis Negara asal. (contoh : Sony).

·         Multidomestic corporation

Perusahaan yang mendesentralisasikan manajemen dan keputusan-keputusannya pada daerah local.

·         Global company

Perusahaan yang mendesentralisasikan manajemen dan keputusan-keputusannya pada Negara tuan rumah. ( contoh : Nestle ) .

·         Organisasi tanpa batas

Tipe organisasi global dimana hambatan geografis buatan manusia dihilangkan.

• Bagaimana organisasi menjadi global?

·         Pasif response : lakukan ekspor.

·         Intial overt entry : perjalanaan bisnis dan menjuan produk, dan membuat produk dengan rekanan di luar negeri.

·         Ekstabilished international operation : lisensi , waralaba.

• Other forms of globalization

·         Strategic alliances atau aliansi strategi

Kemitraan antara organisasi dan perusahaan asing dimana berbagi sumber daya dan pengetahuan guna mengembangkan produk baru atau membangun  fasilitas produksi ( Toshiba – Siemens – IBM > generasi baru chips computer)

·         Join venture atau usaha patungan

Aliansi strategis tertentu dimana rekannya setuju untuk membentuk organisasi yang terpisah dan independen untuk mencapai tujuan bisnis tertentu (Hewlett-Packard memiliki usaha berbeda-beda bagi peralatan komputernya).

·         Foreign subsidiary atau anak perusahaan luar negeri

Fasilitas produksi atau kantor yang terpisah dan independen dan dependen.

• Mengelola dilingkungan global

• Lingkungan politik – hukum

·         Stabilitas dan ketidak stabilitasan legal dan system politik.

·         Bagaimana perbedaan hukum :

1.       Efek aktifitas bisnis

2.       Efek pemesanan produk dan servis.

• Lingkungan ekonomi

·         Ekonomi pasar atau market ekonomi

Suatu system ekonomi dimana sumber-sumbernya terutama dimiliki dan dikontrol oleh sector perorangan.

·         Command economy

Suatu system ekonomi dimana semua keputusan ekonomi di rencanakan dari pemerintah pusat.

• Monetary and financial factor
• Tingkat pertukaran mata uang.
• Tingkat inflasi : kenaikan harga barang secara terus menerus.
• Beragam kebijakan pajak.

• Budaya nasional

Nilai dan sikap yang dipegang oleh individu dari Negara tertentu yng membentuk perilaku dan keyakinan mereka tentang apa yang dianggap penting.

Entreprenuer dan Intraprenuer

Entrepreneurship

• Robbin & Coulter

Proses dimana seorang individu atau kelompok menggunakan usaha dan sarana yang dimilikinya untuk mengejar peluang dan menciptakan nilai dengan melalui inovasi dan keunikan.

• Peter F Ducker

Kemapuan untuk menciptakan sesuatu yang baru dan berbeda (ability to create the new and different).

• Ciri utama Entreprenuership

1.       Opportunity

2.       Innovating : mempunyai ide baru.

3.       Calculated risk taking : menghitung resiko yang diambil.

• Entrepreneurial mindset

§  Berorientasi pada aksi

§  Berpikir simple

§  Selalu mencari peluang baru

§  Mengejar peluang dengan disiplin tinggi

§  Hanya mengambil peluang yang terbaik

§  Focus pada esekusi

§  Memfokuskan energy setiap orang dalam  bisnis

• Pilihan

§  Karyawan : bekerja pada orang lain, professional executive.

§  Intraprenuer : karyawan dengan jiwa kewirausahaan (inovatif dan tajam dalam melihat peluang) yang dicari adalah kemerdekaan dan akses terhadap resource.

§  Social entrepreneur : kegiatan social berwatak entrepreneur.

§  Eco-prenuer : wirausaha dalam usaha hidup.

• Karakteristik intraprenuer

§  Kreatif

§  Percaya diri

§  Memiliki rasa tanggung jawab

§  Mampu berrkomunikasi dengan baik

§  Terbuka menerima hal-hal baru

§  Team player

§  Berdedifikasi yang tinggi

§  Selalu bersyukur

§  Optimis

§  Berani mengambil resiko

E-Business & E-Commerce

• e-business adalah kegiatan berbisnis di internet yang tidak saja meliputi pembelian, penjualan dan jasa tapi juga meliputi pelayanan pelanggan dan kerjasama rekan bisnis (baik individual maupun instansi).
• E-commerce adalah suatu cara berbelanja atau berdagang secara fasilitas online atau direct selling yang memanfaatkan fasilitas internet dimana terdapat website yang dapat menyediakan layanan “get and deliver”.

§  Variabilitas, visibilitas dan velositas adalah 3hal penting dalam e-commerce.

• System e-commerce

Diklasifikasikan menjadi 3 aplikasi yaitu :

§  Electronic markets (EMS)

Sebuah sarana yang menggunakan teknologi informasi dan komunikasi untuk melakukan atau meyajikan penawaran dalam sebuah segmen pasar, sehingga pembeli dapat membandingkan berbagai macam harga yang ditawarkan.

Contoh : penawaran iklan melalui website.

§  Electronic data interchange (EDI)

Sarana untuk mengefisiensikan pertukaran data transaksi-transaksi regular yang berulang dalam jumlah besar antara organisasi komersial.

§  Internet commerce

Penggunaan internet yang berbasis teknologi informasi dan komunikasi untuk perdagangan.

• Karakteristik e-commerce

a)      Transaksi tanpa batas

Dengan internet usaha kecil dan menengah dapat transaksi 24jam tanpa batas.

b)      Transaksi anonym

Tidak harus bertatap muka dengan penjual.

• Permasalahan e-commerce

·         Keamanan (security) : fround atau penipuan.

·         Regulasi atau hokum

Bagaimana status dari digital signature.

·         Kesiapan institusi

• Peran pemerintah

·         Standaritas

·         Regulasi

·         Membangun dan mengelola insfratruktur

·         insetif