Manajemen Umum

Manajemen Umum

Pengantar Manajemen

Mengapa Perlu Manajemen ?

a.      Mencapai Tujuan

b.      Menjaga keseimbangan diantara tujuan-tujuan yang saling bertentangan

c.       Mencapai efisiensi dan efektifitas

Produktifitas dan loyalitas karyawan ditentukan oleh kualitas hubungan antara karyawan dan atasan langsungnya.

Pengertian Manajemen

a.      Sebagai Ilmu (menurut LUTHER GULLICK)

b.      Sebagai Seni (menurut MARY PARKER FOLLETT)

c.       Sebagai Proses Planning, organizing, leading, dan controlling (menurut JAMES A.F.STONER)

Simpulan

-          Manajemen selalu diterapkan dalam hubungan dengan usaha suatu kelompok manusia.

-          Dalam pengertian manajemen selalu terkandung tujuan tertentu yang akan di capai oleh kelompok yang bersangkutan.

Peta Konsep

Keberhasilan organisasi

a.  Mampu tidaknya manajer menjalankan manajemennya

b. Tersedianya tenaga operasional yang terampil sesuai dengan bidangnya

c. Tersedianya anggaran yang memadai

d. Tersedianya sarana dan prasarana kerja

e. Adanya mekanisme kerja yang sesuai

f. Iklim kerja yang positif

Proses Manajemen

Planning

Mengidentifikasikan tujuan, membangun strategi, dan mengembangkan rencana untuk mengkoordinasikan seluruh kegiatan.

Organizing

Menentukan apa tugas-tugas yang harus diseleseikan.

Actuating

Memotivasi karyawan, mengarahkan kegiatan orang lain dalam sebuah tim yang baik.

Controlling

Proses pemantauan kinerja, membandingkanya dengan tujuan dan mengkoreksi setiap penyimpangan yang terjadi secara signifikan.

Proses Differences

Operatives

Orang yang bekerja langsung pada pekerjaannya.

 

Identifying Managers :

1. First Line Manager

2. Middle Manager

3. Top Manager

4. Non Managers

Definisi Fungsi Manajemen Administratif dan Operatif

Administratif  :

Penentuan tujuan, perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia dan pengawasan.

Operatif          :

Kumpulan aktivitas untuk menciptakan nilai  dalam suatu produk, baik yang berbentuk barang maupun jasa, dengan cara mengubah input menjadi output.

Klasifikasi Aktifitas Manajer

Kebutuhan keterampilan manajemen yang berbeda

Manajemen puncak                : Konseptual

Manajemen Menengah          : Manusiawi

Manajemen Lini Pertama       : Teknik

General Skill for Manajer

a.      Technical Skill                               : Kemampuan

b.      Interpersonal / Human Skill          : Kemampuan memahami

c.       Conceptual Skill                            : Kemampuan untuk melakukan

Tantangan Manajemen

1.      Persaingan perekonomian global

2.      Perlunya memiliki visi

3.      Etika dan tanggung jawab social (membangun kepercayaan)

4.      Perubahan Informasi dan Teknologi (virtual)

5.      Nilai-nilai dalam bekerja dan hak-hak individual (minoritas)

LINGKUNGAN ORGANISASI

Lingkungan Organisasi adalah individu atau kelompok yang secara langsung atau tidak langsung dipengaruhi atau mempengaruhi cara sebuah organisasi dalam mencapai tujuan.

Mengapa mempelajari lingkungan

Lingkungan selalu berubah sehingga dapat menemukan cara atau pendekatan yang akan menjaga pengembangan operasi organisasi.

Lingkungan Organisasi

            Lingkungan Organisasi dibagi menjadi 2 macam yaitu lingkungan Internal dan lingkunagan eksternal terhadap organisasi dapat mengidentifikasi, menganalisa, mengevaluasi, dan bereaksi terhadap kekuatan-kekuatan.

Variabel Lingkungan

Lingkungan Eksternal Mikro

  

Pengertian

Struktur

Cara bagaimana perusahaan diorganisasikan yang berkenan dengan komunikasi, wewenang, dan arus kerja.

Budaya

Sekumpulan keyakinan, harapan, dan nilai yang dipelajari dan di bagikan oleh anggota-anggota organisasi dan disampaikan dari satu generasi ke generasi berikutnya.

Sumber Daya

Aset yang merupakan bahan baku bagi produksi barang dan organisasi. Meliputi : karyawan, dll.

Pemegang saham

            Individu atau organisasi yang ikut serta memiliki satu atau lebih saham perusahaan.

Lingkungan Internal

Variabel-variabel (kekuatan dan kelemahan) yang ada didalam organisasi yang biasanya tidak dalam pengertian jangka pendek dari manajemen puncak.

Fungsi Penting Budaya Bagi Organisasi

1. Memberikan nuansa identitas bagi karyawan (disiplin).
2. Membantu menimbulkan komitmen karyawan terhadap sesuatu yang lebih besar dari pada diri mereka sendiri.
3. Menambah stabilitas perusahaan sebagai suatu system social.
4. Kerangkah referensi bagi karyawan agar digunakan untuk menerima berbagai kegiatan organisasional dan juga sebagai pedoman bagi perilaku yang tepat.

Lingkungan Eksternal

Lingkungan Eksternal Mikro

1. Pesaing (Competitor)

Dengan memahami lingkungan persaingan yang dihadapi organisasi dapat mengetahui posisi persaingannya, sehingga bisa mengoptimalkan operasinya.

Tercemin dari :

-          Tipe

-          Jumlah

-          Nama-nama perilaku organisasi

2. Pelanggan (customer)

Strategi, kebijaksanaan pemasaran (tergantung situasi pasar dan langganan

Menganalisa Profil Langganan, Kondisi Pasar

 

Mengantisipasi perubahan perilaku pasar atau langganan dan mengarahkan pengalokasian sumber daya sesuai kebutuhan langganan.

3. Pasar Tenaga Kerja (Labor Supply)

Kemampuan menarik dan mempertahankan personalia yang cakap merupakan prasarat bagi perusahaan yang sukses

Faktor :

-          Reputasi Perusahaan

-          Tingkat Pertumbuhan angkatan kerja

-          Tersedia lapangan kerja sesuai persyaratan yang dibutuhkan

4. Lembaga Keuangan

Organisasi-organisasi sangat tergantung pada bermacam-macam lembaga keuangan, seperti bank-bank instansi, perusahaan asuransi, pasar modal, untuk memperluas kegiatannya.

5. Para Penyedia (supplier)

Supplier pemenuhan kebutuhan bahan baku, bahan pembantu, pelayanan, energy dan peralatan, dll.

6. Perwakilan Pemerintah

Menetapkan Peraturan          : Prosedur-prosedur perijinan, pembatasan, dll.

Lingkungan Eksternal Makro (berpengaruh tidak langsung)

1. Teknologi        : Penentuan produk dan jasa yang akan diproduksi
2. Ekonomi          : Menganalisa dan mendiagnosa faktor-faktor ekonomi, seperti  kecenderungan inflasi atau deflasi harga barang-barang dan jasa, kebijakan moneter.

Politik Hukum

Batasan-batasan yang ditetapkan oleh pemerintah bermaksud melindungi konsumen, lingkungan, ataupun perusahaan, dan menghilangkan perlakuan tidak adil dalam pembayaran kepada karyawan.

Sosiokultural

1. Demografi mempelajari dinamika penduduk
2. Gaya hidup
3. Nilai-nilai social (pandangan serta pola kehidupan yang di bentuk oleh tradisi, pendidikan, kelompok, ethnis, agama dan kepercayaan dari kelompok masyarakat).

Ketidakpastian Lingkungan

-          Lingkungan Dinamis

Jika komponen dalam lingkungan organisasi sering berubah. Contoh : Industri Rekaman

-          Lingkungan Stabil

Jika komponen dalam lingkungan organisasi berubah tapi minimum. Contoh : Zippo

Stakeholder adalah semua unsur dalam lingkungan yang dipengaruhi.

  

PLANNING

Tujuan Organisasi

            Suatu Pernyataan tentang keadaan yang diinginkan.

Hubungan mengenai misi, tujuan, dan rencana dalam Organisasi

Tujuan Dan Proses Perencanaan

1.      Tujuan

2.      Rencana

Perencanaan adalah sebuah proses yang dimulai dari penetapan tujuan organisasi, menentukan strategy untuk pencapaian tujuan orgnaisasi tersebut dengan menyeluruh.

Perencanaan Penting Karena……..?

1.      Pengarah Organisasi

2.      Minimalisasi ketidak pastian

3.      Minimalisasi inefisiensi/redundasi sumber daya

4.      Sebagai standar untuk pengawasan kualitas

Keuntungan Protektif

Keuntungan Positif

1.      Mengurangi kesalahan dalam pelaksanaan

2.      Peningkatan kesuksesan

Manfaat Perencanaan

a.      Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan

b.      Memudahkan pemahaman manajemen terhadap keseluruhan gambaran kegiatan

c.       Pembagian tanggung jawab lebih cepat

d.      Dapat memberikan perintah dengan tepat

e.      Memudahkan koordinasi antar bagian organisasi

f.        Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti, sehingga dapat menghemat dana, waktu, dan usaha

Kelemahan Perencanaan

a.      Pekerjaan yang tercantum dalam perencanaan mungkin berlebihan dalam pelaksaan nyata

b.      Perencanaan cenderung menunda kegiatan

c.       Membatasi inisiatif dan inovatif

d.      Cara-cara pelaksanaan perencanaan kadang-kadang tidak konsisten

Persyaratan Perencanaan

a.      Faktual dan realistis

b.      Logis dan rasional

c.       Fleksibel

d.      Komitmen

e.      Komprenhensif atau menyeluruh

  

Strategic Plans

Suatu proses dimana manajemen puncak sebuah perusahaan menggambarkan masa depan organisasinya dan mengembangkan prosedur serta pelaksanaannya.

Operational Plans

-          Apply to specific parts of the organization

Are derived from strategic objective

Contoh :

Strategic Planning

  

Short Term dan Long Terms

Perencanaan jangka pendek (Jangka waktu 1 Tahun atau kurang

Perencanaan jangka panjang (Jangka waktu 5 tahun atau lebih

Decision Making

Decision

Making a choice from two or more

Decision making process

A set of eight steps that includes identifying a problem, selecting a solution, and evaluating the effectiveness of the solution

Decision making Process

Step 1 : Identifying a problem

Step 2 : Identifying decision criteria

Step 3 : Allocating weight to the criteria

Step 4 : Developing alternatives

Step 5 : Analyzing alternatives

Step 6 : Selecting an alternatives

Step 7 : Implementing the alternatives

Step 1 = Identifying a problem

Perbedaan antara dan yang sudah ada untuk mengidentifikasi masalah. Manajer harus mengenali dan memahami masalah tersebut.

Step 2 = Decision Criteria

- Biaya yang akan dikeluarkan (investasi yang dibutuhkan)

- Adanya resiko (kemungkinan kegagalan)

Step 3 = Allocating weight to the criteria

Criteria keputusan itu tidak sama pentingnya : menetapkan bobot untuk setiap item

Step 4 = Developing Alternatives

Identifying viable alternatives = alternatives are listed (without evaluation) that can resolve the problem

Step 5 = Analyzing Alternative

Appraising each akternatives strengths and weaknesses

Step 6 = Selecting an Alternative

Choosing the best alternative : The alternative with the highest total weight is chosen

Step 7 = Implemenng the alternative

The selected alternative must be implemented by effectively communicating the decision to the individuals who will be affected by it and winning their commitment to the decision

Types of Problem and Decission

-          Structured problem and programmed decision

-          Unstructured problem and non programmed decision

Structured Problem

-          Involve goals that clear

-          Are familiar (have occurred before)

-          Are easily and completely defined-Information about the problem is avaible and complete

Programmed Decision

-          A repetitive decision that can be handled by a routin approach

Type Of Programmed Decision

a.      Policy

b.      Procedure

c.       Rule

Decision-Making Conditions

Certainty

A situation in which a manager can make an accurate decision because the outcome of every alternative choise is known (inf.akurat, dapat diukur, daoat diandalkan).

Pengambilan keputusan yang efektif

-          Memahami perbedaan budaya

-          Tahu kapan saatnya berhenti

-          Gunakan proses pengambilan keputusan yang efektif

Characteristik of an Effective Decision-making process

a.      It focused on what is important

b.      It is logical and consistent

c.       It acknowledge both subjective and objective thinking and blends analytical with intuitive thinking

Pengorganisasian

Proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi dari sumber daya yang dimiliki.

Konsep Dasar Organisasi

Fungsi :

Manager mengalokasian sumber daya organisasi sesuai dengan rencana yang telah dibuat berdasarkan suatu kerangka kerja organisasi tertentu. Kerangka kerja tersebut dinamakan desain organisasi

Tujuan :

Membagi pekerjaan yang harus dilakukan kesejumlah departemen, membangun hubungan antar individu, kelompok, dan departemen.

Faktor Yang Mempengaruhi :

1.      Strategi Organisasi

2.      Skala Organisasi

3.      Teknologi

4.      LIngkungan

Strategi Organisasi :

Strategi yang menjelaskan aliran wewenang dan saluran komunikasi disusun antara para manajer dan bawahan

Skala Organisasi :

Besarnya organisasi berpengaruh terhadap pembuatan struktur organisasi

Teknologi :

Perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi barang-barang atau jasa akan membedakan bentuk struktur organisasi.

Empat Pilar Pengorganisasian :

1.      Pilar Pertama

Pembagian kerja = untuk menyederhanakan seluruh egiatan dan pekerjaan (yang telah disusun dalam proses perencanaan).

2.      Pilar Kedua

Pengelompokan pekerjaan = proses pengelompokan dan penamaan bagian atau kelompok pekerjaan berdasarkan kriteria tertentu.

Tipe departementalisasi

1.      Berdasarkan Fungsional

2.      Berdasarkan Geografis

3.      Berdasarkan produk

4.      Berdasarkan Proses

5.      Berdasarkan Pelanggan

Keuntungan :

a.      Efisiensi dengan meletakkan orang-orang dengan keahlian. Pengetahuan dan orientasi yang sama.

b.      Spesialisasi yang mendalam

Kerugian

Komunikasi yang buruk diantara bidang fungsional

Geographical Departementalization

Keuntungan :

1.      Penanganan yang lebih efektif dan efisien terhadap masalh regional yang muncul

2.      Melayani kebutuhan pasar geografis lebih baik

Kerugian :

1.      Duplikasi fungsi

2.      Merasa terisolasi dari wilayah organisasi lainnya.

Product Departementalization

Keuntungan :

1.      Memungkinkan spesialisasi dalam produk atau jasa tertentu

2.      Manajer dapat menjadi lebih ahli dalam industry mereka

Kerugian :

1.      Duplikasi Fungsi

2.      Pandangan yang terbatas tentang sasaran organisasi

Process Departementalization

Keuntungan : Arus kegiatan kerja yang lebih efisien

Kerugian : hanya dapat digunakan untuk jenis product tertentu

Customer Departementalization

Keuntungan : customer needs and problem an be met by specialist

Kerugian : Duplication of function limited view of organizational goals.

3.      Pilar Ketiga

Penentuan relasi antar bagian dalam organisasi. (Hierarcy) adalah proses penentuan relasi antar bagian dalam organisasi, baik secara vertical maupun horizontal.

Rantai Komando

Garis perintah dalam sebuah organisasi dari Hierarcy yang paling tinggi.

Rentang Kendali

Jumlah orang atau bagian dibawah suatu departemen yang akan bertanggung jawab kepada manajer.

Faktor Rentang Kendali

a.      Keahliaan dan kemampuan manajer

b.      Karakteristik karyawan

c.       Sifat pekerjaan yang sedang dikerjakan

d.      Kesamaan tugas

e.      Kerumitan tugas

f.        Standarisasi pekerjaan yang ditetapkan

Semakin besar rentang kendali semakin efisien dari segi biaya tetapi mengurangi keefektifan, diperlukan investasi untuk melatih karyawan agar kinerjanya tetap baik.

Jenis Hierarki = Vertikal dan Horizontal

Sentralisasi =  Tingkat dimana pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik dalam organisasi

4.      Pilar keempat

Koordinasi :

Proses dalam mengintegrasikan seluruh aktifitas dari barbagai departemen atau bagian dalam organisasi agar tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif.

3 macam saling ketergantungan =

a.      Saling ketergantungan yang menyatu

b.      Saling ketergantungan yang berurutan

c.       Saling ketergantungan Timbal Balik

Masalah-masalah Pencapaian Koordinasi yang efektif

1.      Perbedaan orientasi terhadap tujuan tertentu

2.      Perbedaan dalam orientasi waktu

3.      Perbedaan dalam orientasi antar pribadi

4.      Perbedaan dalam formalitas struktur

-          Pendekatan Pertama : Hanya menggunakan teknik-teknik manajemen dasar

-          Pendekatan Kedua    : Meningkatkan koordinasi potensial

-          Pendekatan Ketiga    : Mengurangi kebutuhan akan koordinasi